Это правда, что мы живем в цифровую эпоху и хранение документов и чертежей в цифровом формате дает множество преимуществ. Цифровые файлы освобождают физическое пространство, их легко искать и они могут облегчить совместную работу. Учитывая эти преимущества и подталкивание многих организаций к тому, чтобы стать безбумажными, можно подумать, что хранение бумажных копий документов кажется нелогичным. К слову, хочу порекомендовать сервис, занимающийся копированием чертежей и документов. Отличное качество печати в сжатые сроки.
Хотя работа офиса в онлайн режиме повышает эффективность, это не обязательно устраняет необходимость хранения бумажных копий документов и чертежей. На самом деле, существует ряд отраслей, где физическая бумажная работа остается важнейшей частью администрирования.
Каждый бизнес будет отличаться, и решение о том, как лучше обращаться с файлами и хранилищами данных, должно основываться на конкретных потребностях и требованиях компании. Понимая, что существуют некоторые ограничения при переходе на полностью цифровой формат, а также любые законы и нормативные акты, требующие, чтобы оригинальные файлы находились в архиве, современные эксперты в области управления документооборотом рекомендуют предприятиям поддерживать важные документы в различных форматах.
Пять преимуществ хранения бумажных копий документов и чертежей в современном цифровом мире:
Сохранение подлинности. Для соблюдения этих требований некоторые предприятия или отрасли промышленности обязаны хранить подлинные файлы. Существует ряд отраслевых требований, регулирующих то, что может храниться в цифровом формате, а что должно сохранять подлинность — будь то сам документ или в некоторых случаях документы требуют собственноручной подписи, в отличие от цифровых подписей. Подобные правила могут различаться в зависимости от типа бизнеса, но в более жестко регулируемых отраслях, таких как финансы, право и медицина, могут существовать законы штатов и федеральные законы, регулирующие порядок хранения документов.
Если ваши потребности диктуют хранение записей в течение более чем нескольких десятилетий, хранение на бумажных носителях может иметь преимущество перед цифровыми файлами. Подумайте о типах хранения, которые уже устарели за всю вашу жизнь — дискетах, кассетах, микрофильмах и т.д. В то время как передача данных из одного вида электронного хранения в другой возможна, существует также опасность потери качества при передаче. При правильном хранении бумажные документы имеют срок годности около 200 лет.
Безопасность — Несмотря на то, что хранение документов в цифровом формате более удобно, никогда не существует 100% гарантии того, что сети не будут нарушены или не возникнут проблемы с резервным копированием данных. Сети могут разрушаться, а вирусы распространяться. Благодаря простоте доступа по сети электронные файлы просто более уязвимы для кражи. При правильном хранении в безопасном месте нет шансов несанкционированного использования бумажной копии.
Цифровое сканирование может привести к потере данных — при сканировании документов для цифрового хранения в игру вступает человеческий фактор. Разделы документов могут быть пропущены или искажены, а их сравнение с бумажными копиями отнимает много времени и слишком часто пропускается. Естественно, знание того, как правильно сканировать документы, может помочь избежать этих проблем. Если вам все же необходимо оцифровывать документы, подумайте о найме профессиональной фирмы по управлению документооборотом, чтобы устранить эти риски.
